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Con una rapidez poco acostumbrada, antes de finalizar la semana pasada, la Subdirección de Inspección de y Vigilancia de Mineducación ordenó una visita, este lunes, a la Universidad del Rosario para verificar que “cumpla con las normas para su funcionamiento, así como el desarrollo y prestación continua del servicio público con sujeción a la Constitución, la ley, los reglamentos y a sus propios estatutos, en condiciones de calidad, así como, la eficiencia y correcto manejo e inversión de todos sus recursos y rentas”.

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La visita “de carácter preventivo y focalizado con el propósito de examinar presuntas irregularidades que guardan relación con el componente administrativo y financiero, así como, los presuntos despidos masivos e injustificados de personal docente y trabajadores administrativos en el Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario”, se realiza a partir de hoy.

Para ello, la subdirección de Inspección y Vigilancia del Viceministerio de Educación Superior, actualmente en cabeza de Zuly Robledo (foto), quien lleva pocas semanas en el cargo, puso a correr a las directivas del Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario para tener listo y entregar la siguiente información:

Del componente académico – administrativo

1. Estatuto docente y normas que reglamenten el proceso de vinculación y desvinculación.

2. Certificación de estudiantes matriculados, por programa académico y modalidad, para los períodos: 2022-1, 2002-2, 2023-1, 2023-2 y 2024-1.

3. Certificación de estudiantes que desertaron durante 2022-1, 2002-2, 2023-1, 2023-2 y 2024-1.

4. Relación de las quejas y/o denuncias presentadas ante la institución, relacionadas con el despido o desvinculación de docentes y trabajadores administrativos, durante la vigencia 2022-1, 2002-2, 2023-1, 2023-2 y 20241, indicando: nombres y apellidos del peticionario y/o quejoso, asunto o
motivos de la PQRS, fecha de radicado/solicitud, el tratamiento dado por la IES y la fecha de respuesta.

5. Describir el proceso para la vinculación, evaluación e idoneidad de los docentes (caracterización y/o documentación de los procesos, políticas asociadas al mismo).

6. Entrega de los resultados obtenidos en la evaluación practicada a los y las docentes en el período 2022-1, 2002-2, 2023-1, 2023-2 y 2024-1, e informar si la IES cuenta con la existencia de un plan o programa de actividades de mejoramiento para los y las docentes que no obtuvieron resultados satisfactorios en la evaluación.

7. Relación detallada de los y las docentes y trabajadores administrativos contratado(a)s para el actual período 2022-1, 2002-2, 2023-1, 2023-2 y 20241, y que especifique como mínimo: número de docentes asignado(a)s a cada programa académico, nombres y apellidos, tipo de vinculación, dedicación, nivel de formación académica y la categoría según el escalafón docente.

8. Planta docente que conforma cada programa académico.

9. Informar los mecanismos para la recepción, atención, respuesta, control, seguimiento, e indicador de gestión de las PQRS interpuestas por la comunidad académica.

10. Informe detallado sobre los procesos judiciales y acciones constitucionales en donde la Universidad actúe como demandada, iniciados durante las vigencias 2022, 2023 y 2024, con origen en la desvinculación de docentes y trabajadores administrativos de la institución, precisando, el tipo de proceso, número de radicado, autoridad judicial que conoce el proceso, estado actual (decisión de instancia, recurso, etc.).

11. Informe detallado sobre los procesos administrativos sancionatorios iniciados durante las vigencias 2022, 2023 y 2024, en donde la Universidad haya sido vinculada, con origen en presuntas conductas de acoso laboral.

12. Copia del manual o protocolo para la prevención de acoso laboral, violencia psicología, verbal u otro tipo de violencia hacia docentes o estudiantes sí se tuviese. En caso negativo, informar bajo que normatividad o reglamentación se regula la prevención y atención en caso de acoso laboral o violencia hacia la comunidad educativa.

13. Relación de quejas por casos de acoso laboral y violencia psicológica, verbal o física recibidas por la institución, durante la vigencia 2022-1, 2002-2, 2023 1, 2023-2 y 2024-1, indicando el motivo de la queja o denuncia, presunto actor, estado actual y trámite impartido.

14. Relación de las quejas y/o denuncias presentadas ante la institución, relacionadas con el despido o desvinculación de docentes y trabajadores administrativos, durante la vigencia 2022-1, 2002-2, 2023-1, 2023-2 y 2024-1, indicando: nombres y apellidos del peticionario y/o quejoso, asunto o motivos de la PQRS, fecha de radicado/solicitud, el tratamiento dado por la IES y la fecha de respuesta.

Del componente financiero

1. Estatutos generales.

2. Estados Financieros certificados, con sus respectivas notas y con las revelaciones para los periodos comprendidos entre el 1° de enero al 31 de diciembre de 2021, 2022 y 2023.

3. Acta(s) de la sesión(es) del máximo órgano de Gobierno Institucional en donde se refleje la aprobación de los Estados Financieros de los periodos 2021, 2022 y 2023.

4. Balance de prueba por tercero para el periodo comprendido entre el 1° de enero al 31 de diciembre 2021, 2022 y 2023, en medio magnético formato Excel, acompañada de una certificación sobre la veracidad de su contenido.

5. Manual de políticas contables con su respectivo documento de aprobación.

6. Informes de revisoría fiscal presentados durante las vigencias 2021, 2022 y 2023.

7. Informes de Auditoría, emitidos por la Oficina de Control Interno de Gestión, en los que se incluyan los aspectos de la Evaluación anual (2021,2022 y 2023), del Sistema de Control Interno Contable, Financiero, Administrativo, legal, laboral – fiscal, presupuestal, de contratación general y contratación del personal administrativo y Docente, por y durante las vigencias de 2022, 2023 y para 2024 respectivamente.

8. Estatuto presupuestal o documento que haga sus veces, con el respectivo documento de aprobación.

9. Acta(s) de la sesión(es) del máximo órgano de Gobierno en donde se refleje la aprobación del presupuesto de ingresos, costos y gastos e inversión para las vigencias 2021, 2022, 2023 y 2024.

10. Documento de conformación del comité de sostenibilidad contable y actas de sesión para las vigencias 2021, 2022, 2023 y 2024.

11. Ejecución desagregada del presupuesto de los periodos 2021, 2022, 2023 y lo corrido de 2024, así como, en formato Excel, conforme a informe HECAA de SNIES. (En caso de no haber realizado el respectivo reporte en SNIES, remitir certificación sobre la veracidad del contenido, donde incluya fecha estimada de cargue).

12. Certificado expedido por autoridad competente y relación en Excel de los convenios y contratos (otras modalidades, identificando cuáles) mediante la cual la Universidad prestó o presta servicios de extensión e investigación para las vigencias 2021, 2022, 2023 y 2024. Se debe reportar nombre de proyecto, sector, contraparte (s), vigencia, monto total, monto ejecutado, contrapartida por entidad, estado del proyecto (terminado, en ejecución y porcentaje de evolución).

13. Conciliaciones Bancarias realizadas a 31 de diciembre de 2022 y 2023 con su respectivo extracto Bancario.

14. Detalle en formato Excel de las cuentas por cobrar a 31de diciembre de 2023, clasificado por edades, que contenga lo siguiente: Nombre del Tercero, concepto, valor, saldo pendiente, antigüedad expresada en rangos (0 a 30 días, 30 a 60 días, 60 a 90 días, 90 a 180 días, 180 a 360 días y más de 360 días), indicando las causas del deterioro de valor y los mecanismos de recuperación utilizados por la IES, sus movimientos, recuperaciones. Lo anterior, acompañado de certificación firmada por el Representante Legal y Contador de la IES, en la cual se evidencie la veracidad de su contenido.

15. Procedimiento Administrativo Actualizado y aprobado en Acta (s) del máximo órgano de Gobierno Institucional, para la Gestión y administración de la Cartera y de las Otras cuentas por Cobrar, con la aprobación de la metodología financiera para la determinación del Deterioro de todas las Cuentas por Cobrar.

16. Relación del pasivo a 31 de diciembre de 2023, indicando: detalle por edades, con identificación del tercero con valor inicial del pasivo y saldo pendiente por pagar, concepto, fecha de vencimiento, en medio magnético, formato Excel, acompañada de una certificación sobre la veracidad de su contenido.

17. Procedimientos Administrativo-actualizados de la gestión de Cuentas por Pagar. Y de Otras cuentas por pagar.

18. Certificación del revisor fiscal o Contador del estado al día en obligaciones tributarias en medio magnético, con sus respectivos soportes.

19. Población estudiantil matriculada para las vigencias 2021, 2022, 2023, y 2024-1, en formato Excel, conforme plantilla HECAA de SNIES. (En caso de no haber realizado el respectivo reporte en SNIES, remitir certificación sobre la veracidad del contenido, donde incluya fecha estimada de cargue).

20. Último informe de inventario de Activos fijos realizado por la IES con metodología utilizada.

21. Procedimiento actualizado para el control de activos fijos.

22. Detalle de altas de activos fijos 2021, 2022, 2023

23. Detalle de la cuenta de construcciones en curso a 31 de diciembre de 2023, indicando concepto, valor, fecha y plan de capitalización.

24. Copia del RUT

25. Certificación detallada del estado actual del cumplimiento del pago de las obligaciones laborales. Indicando concepto (nómina, seguridad social, prestaciones sociales, parafiscales, liquidaciones, honorarios, beneficios pos-empleo (si aplica), beneficios sindicales si aplica y extralegales), tipo de personal (administrativo, docente, pre pensionados si aplica, retirados, contratistas y cualquier otra denominación), último periodo de pago, fecha y valor último pago y saldos por pagar, si es el caso.

26. Copia digital (legible) de las planillas de pago por concepto de cotizaciones al Sistema de Seguridad Social y aportes parafiscales vigencia 2023, en donde se pueda evidenciar su estado de pago o cancelación.

Fuente: Observatorio de la Universidad Colombiana.