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El listado de “dolores de cabeza” del Nuevo SACES, que enumeran los responsables en las IES

En el diseño el Nuevo SACES era la respuesta adecuada a lo que la norma y los operadores del SAC querían, pero en la práctica el software y el servicio en el Ministerio tienen enloquecido al sistema.

En otras ocasiones El Observatorio ha advertido sobre este tema, que va a cumplir un año desde que se lanzó la nueva plataforma.

Sus fallos en la operatividad y funcionalidades han afectado la percepción de beneficios del nuevo SAC y la nueva normatividad.

Cuando se listan los fallos, se advierte que hay un serio problema en la configuración tecnológica de la plataforma, y en el servicio del Ministerio para atender las inquietudes de las IES.

IES de ASCUN han recibido los resultados de una consulta que ha hecho la Asociación, en la que participaron responsables de estos procesos en 40 de dichas instituciones, con respecto a la experiencia que han tenido con el manejo del Nuevo SACES.

En cuanto a la descripción de los hallazgos como producto de los expertos de las IES en procesos de registro, SAC y relacionamiento con el Ministerio de Educación para efectos de manejo de la información, trámites y procedimientos de registro, el informe presenta los siguientes resultados (expresiones de los responsables del tema):

a) DIFICULTADES EN EL CARGUE DE INFORMACIÓN
 
1. No permite acceder al nuevo aplicativo y se presenta aun inconvenientes en el cargue del antiguo y nuevo saces.
2. Dificultad que se ha presentado para accesibilidad al sistema.
3. El cargue de los créditos del programa es complejo, antes se cargaba un documento que contenía el plan de estudios que relacionaba la unidad académica con los créditos
4. En los aspectos de Medios Educativos e Infraestructura se solicitan unos anexos con información dispendiosa y en algunos casos no pertinente (Formato ME y IFYT). De igual forma se ha presentado problemas de pérdida de información.
5. Es muy compleja, el asociar tantas evidencias y que si no están cargadas no te permite radicar, por otro lado las que no aplican no se pueden obviar fácilmente, tienes que entrar a colocar un documento en blanco para poder avanzar.
6. Se debe mejorar la parte de las evidencias (Anexos) se ha vuelto algo complejo y además está generando muchos inconvenientes los ajustes que se vienen realizando en la plataforma sin previo aviso a las instituciones, lo cual representa un retroceso en la planificación de las actividades establecida para las solicitudes de renovación de programas.
7. La plataforma falla constantemente, es común que arroje mensajes de error. No es fácil ni intuitivo hacer seguimiento a los casos
8. En la creación de los casos ahora se pide mucha información. No es clara la funcionalidad de vincular evidencias en un lugar separado a donde aparecen las condiciones de calidad.
9. La plataforma presenta errores, la información debe cargarse varias veces en un mismo ítem, no existe ningún manual respecto a las plantillas en formato Excel que se deben cargar, es tedioso cargar tanta información en una plataforma poco amigable con el usuario.
10. Las evidencias que dan cuenta de varias condiciones según la perspectiva de estas, no genera la descripción de las mismas en cada condición.
11. Las evidencias solicitadas para las condiciones de medios educativos, infraestructura tecnológica y organización de las actividades académicas son similares, lo cual dificulta la presentación de la información.
12. No es clara la forma de presentar las proyecciones que están solicitando así como el diligenciamiento de las plantillas que el MEN estipuló. Al momento de ingresar a generar un caso para una modificación, no es claro cuál es la información que corresponde diligenciar y los anexos a radicar con base en la modificación.
13. No todas las pestañas se encuentran habilitadas y el sistema no permite cargar documentos, a su vez el procedimiento es algo demorado.
14. La experiencia no ha sido muy buena, pero se debe a las dificultades técnicas. Por ejemplo programas que requieren docencia servicio, y al cargar los anexos técnicos el REPS no existe o no aparece tal cual. La plataforma en si es buena, pero no es estable técnicamente.
15. La plataforma debería permitir la edición de la información guardada, independientemente del momento del proceso de cargue, esto permite corregir, avanzar o desistir del proceso.
16. Mejoró el cargue de las evidencias al poderse realizar por condición y no por aspecto, sin embargo es complejo que el sistema no permita devolverse para revisar la información
17. Ha sido un proceso muy complejo, se presentan errores y no permite pasar a la siguiente pestaña y no se conoce cuál es el error.
18. Se termina de diligenciar la información de una condición con sus anexos y no cambia el color a verde, y no se sabe qué hace falta.
19. El nivel de detalle de la evidencia, es exagerado y en ocasiones redundante. No contempla las diferencias entre instituciones y la autonomía universitaria (Ej. Organización por departamentos)
20. En ciertas condiciones no es necesario cargar adjuntos acordes al tipo de trámite, sin embargo, la plataforma lo exige de todas maneras.
21. No encontramos una forma para revisar en el sistema de una manera fácil, toda la información cargada del programa.
22. Sistema poco amigable, no permite ajustar directamente la información institucional, en algunas ventanas solo permite subir anexo en pdf , no archivos comprimidos, falta información sobre qué clase de archivos acepta el sistema en las diferentes ventanas.
23. Los íconos son diversos y no hay continuidad para su selección.
24. Durante el cargo de información el sistema no arroja errores, pero si el proceso no se termina el mismo día reporta errores al siguiente día, pero no son claramente identificables. Después de haber cargado la información y estar en estado de radicado se ha perdido información. Tuvimos un proceso de preradicado que radicamos por esta plataforma y que fue devuelto por completitud, sin embargo, cuando estábamos en la fecha límite para devolverlo con los ajustes solicitados no se logró porque el sistema no lo permitía.
25. En el primer pre radicado se cargaron las tres primeras condiciones con sus evidencias y de un día para otro, el caso desapareció de la plataforma sin ninguna razón.
26. Inicialmente realizamos tres procesos en el Nuevo Saces y tuvimos que devolvernos a radicarlos en Antiguo Saces, muy desgastante la experiencia.
27. El nuevo sistema tiene muchas mejoras, pero debe hacerle las cosas más fáciles a la institución y no generar traumatismo. Una de las cosas que ha generado traumatismo es el ingreso de registros al sistema (Créditos académicos, Infraestructura, Escenarios de Practicas) ya que se hacen uno por uno.
28. Debería existir una plantilla y que solo sea cargarla en la plataforma.
29. Sería de mucha importancia que se migrara la información relevante del antiguo SACES a la nueva plataforma, con el fin que nos rinda en el cargue de la información faltante.
30. La radicación de solicitudes se realiza en diferentes momentos, por lo cual es muy importante tener la posibilidad de revisar, actualizar o ajustar información cargada, es decir, devolverse en el sistema.
31. Las preguntas a las que se debe responder son ambiguas no se sabe a ciencia cierta que espera el Ministerio que se responda.
32. Los formatos son rígidos y no tienen indicaciones claras para su diligenciamiento.
33. Los formatos muchas veces no aplican y no son claros en la forma de diligenciamiento.
34. No es sencilla la comprensión de la información a diligenciar por parte de las dependencias.
35. La aprobación y suministro de información es un poco compleja, así como el acompañamiento de los anexos, atendiendo a las evidencias que establece las resoluciones expedidas en el 2020.
36. La plataforma antiguo Saces funcionaba perfectamente, la nueva plataforma es tediosa de usar y muy lenta, presenta varios errores, no es interactiva.
37. La plataforma es buena y permite un mayor detalle de las condiciones debería permitir recorrer al finalizar el proceso las ventanas ya cargadas para una revisión final.
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b) ACOMPAÑAMIENTO CAPACITACIÓN MANUALES
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1. Se hacen cambios en la plataforma sin que se hagan capacitaciones al respecto. No hay documentación.
2. La claridad que podemos tener al respecto de los soportes y evidencias que sustentan cada condición, se hace en relación con la normatividad, pero realmente las jornadas de orientación y capacitación presentaron varios inconvenientes de conexión y respuesta a las preguntas de quienes asistimos, es muy complejo el cambio y el poco o nulo acompañamiento que se ha tenido por parte del MEN, para aclarar las preguntas y dudas en relación al proceso.
3. Existe una diferencia entre el manual y el sistema del nuevo Saces en relación con las evidencias de la Justificación, que se traslapa con las de aspectos curriculares.
4. Es compleja la ruta estimada para el recorrido en la plataforma, su alimentación y protocolo de guardar la información. Ha sido un proceso de adaptación al nuevo sistema teniendo en cuenta su complejidad
5. Solamente habían quitado la lupa de consulta de programas, pero la Ingeniera y el equipo de Saces del MEN me respondió por donde consultar.
6. Se han realizado ajustes a la plataforma y no fueron socializados a la Institución.
7. En ocasiones anteriores, al tener dudas o problemas en plataforma, la profesional encargada de la plataforma antiguo SACES, respondía con prontitud, de manera eficiente y nos colaboraba rápidamente, en cambio este año no se ha sentido la misma diligencia al respecto, se sugiere revisar y mejorar esta parte.
8. Es indispensable mejorar la efectividad en los tiempos de respuesta
9. Los correos sobre inquietudes no son respondidos en una fecha prudente y debemos tomar decisiones para poder cumplir sin tener la seguridad de cuál sería la forma correcta de hacerlo
10. Al consultar en mesa de ayuda informaron que se presentó un inconveniente, pero no dieron solución, teniendo que volver a realizar todo el proceso desde el inicio.
11. El Ministerio de Educación, pudiera desarrollar jornadas de capacitación en relación con la nueva interfaz, en donde realmente se aclare no solo el funcionamiento técnico de la plataforma, sino su funcionamiento en relación con las exigencias de la normatividad vigente.
12. El nuevo SACES requiere de argumentación y capacitación paulatina como pausada en cada uno de los aspectos nuevos.
13. La plataforma en lugar de facilitar los procesos la complejidad, sigue presentando infinidad de fallas técnicas que el Ministerio no tiene apaciguado de soportar o resolver, las capacitaciones han sido escasas y poco claras al igual que los manuales dispuestos.
14. Estamos diseñando formatos similares para que la información sea más fácil al momento de radicar en la plataforma
15. Algunos datos relacionados con admitidos, matrícula, graduados, deserción y empleabilidad se encuentras disponibles para pregrados, pero es muy complejo ubicar información oficial para posgrados. No es claro el procedimiento de renovación de registros de maestrías con un único registro para profundización e investigación (Mixto).
16. Las definiciones para el cargue de los programas no son claras (Por ejemplo, en qué casos aplica registro único en el nuevo cambio), tampoco cómo hacer la solicitud cuando presentamos modificaciones en los registros, actualizaciones y modificaciones, en el caso de realizar el cargue de las evidencias y soportes
17. No existe manual sobre como cargar las plantillas Excel.
18. No hay formatos claros, en la mayoría de los casos es necesario hacer supuestos sobre lo que se está solicitando. No es claro el uso que puede hacer el MEN de la información solicitada. No hay documentación ni indicaciones sobre el adecuado diligenciamiento para las IES ni para las salas CONACES que, sobre situaciones similares, hacen interpretaciones distintas.
19. No son claros los criterios en la resolución 21795, las plantillas no tienen instructivos
20. No son del todo claros y con la plataforma han cambiado en dos oportunidades, con lo cual se complica el avanzar en el entendimiento de la plataforma.
21. Se sugiere la realización de capacitación y talleres sobre la nueva plataforma, de forma presencial, también en las regiones
22. Puede mejorarse la estructura de la plataforma en cuanto al diligenciamiento y acompañamiento de los anexos.
23. La plataforma puede ajustarse a las 9 ó 6 condiciones, según la naturaleza del proceso (radicación o prerradicación) incluyendo el enunciado de la información o datos
24. Puede ser más amigable y menos traumático la inclusión de la información, recomendando la información la cantidad de caracteres.
25. Puede mejorarse permitiendo la edición en cualquier momento del proceso, sin que la opción de guardar signifique la imposibilidad de modificar la información y por lo tanto tener que desistir del proceso para crear otro.
26. Anteriormente se establecía contacto directo con el Profesional que administra la Plataforma en el MEN y facilitaba mas los procesos, agradecería por lo menos un correo o teléfono para consultar o solucionar situaciones.
27. Es conveniente capacitar a la comunidad y definir tiempos de apropiación que aporten de forma positiva a los procesos.
28. Es fundamental que los operadores que revisan la información cargada en el sistema cuando se radica un proceso lo hagan de manera eficiente, ya que ha pasado que han notificado una comunicación de documentación incompleta y al revisar dichas observaciones vemos que estas estaban en las evidencias o en las respuestas a la condiciones. Además, se debe mejorar los tiempos de respuesta de dicho sistema. Seguimos con el mismo problema de la plataforma anterior.
29. Es importante hacer claridad y verificación a la nueva plataforma, como capacitación constante.
30. Es necesario establecer un contacto más directo con la Ingeniera/o que administra la Plataforma en el MEN para con la institución.
31. La consulta es pertinente, pero sería mucho más provechosa si se logra una gestión directa ante el MEN, puesto que consultas ante la implementación de la nueva normatividad, requisitos, anexos, soportes y plataforma, se han realizado, trabajando en las diferentes mesas interdisciplinarias de SUE, asistiendo a las jornadas convocadas por el MEN (Presenciales y Virtuales) pero aún es insuficiente la orientación, y este proceso pone en riesgo la renovación de procesos académicos y de gestión.
32. La experiencia ha sido altamente compleja y conlleva reprocesos, en algunos casos frustrante; en las capacitaciones no se resuelven las inquietudes. Se requiere un mayor período de transición con acompañamiento y capacitación práctica. Se sugiere continuar con la anterior plataforma de SACES.
33. La plataforma sí mejoró bastante, es más amigable, que como antes estaba diseñada, pero sí deberían ofrecer capacitaciones más seguidas para aclarar dudas que van surgiendo en el proceso.
34. Sería pertinente que en las capacitaciones haya personas de la dirección de calidad, la subdirección de aseguramiento o bien de las salas de evaluación (por ejemplo sala de coordinadores) que puedan dar respuesta efectiva a las inquietudes académicas.
35. Súper importante que la mesa de ayuda sea oportuna en el soporte. En esta etapa del desarrollo del sistema, las IES necesitamos contar con canales de comunicación efectivos donde podamos tener claridades de cómo resolver las dificultades. Las capacitaciones que están brindando no son suficientes y se hace necesario que capaciten por IES ya que las necesidades son muy específicas por institución.
36. Tener en cuenta las consultas que se realizan frente a problemas que se encuentran al trabajar con la plataforma.
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c) UNA NECESARIA MAYOR TRANSICIÓN
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1. Desde la entrada en funcionamiento, la plataforma ha presentado diversos errores relacionados con el cargue de información, pasarela de pagos y en general la correspondencia entre la norma y su aplicación. Dichos errores han retrasado procesos y represamientos, se requiere un período de transición explicito, que incluya un periodo de asimilación de esta nueva herramienta.
2. Los cambios en la estructura de la plataforma implican reorientar a los Proyectos Curriculares sobre cómo estructurar los documentos que sustentan el Registro Calificado, con lo cual se pueden afectar los tiempos para su construcción, por lo cual es pertinente definir tiempos adecuados para la capacitación de las IES.
3. La apropiación de la herramienta por parte de los Proyectos Curriculares se ha dado con algunas dificultades en relación con la organización de los documentos que se construyen para cada una de las pestañas, puesto que en 2021 se dio una orientación y para 2022 se requiere actualizarla a partir de los cambios en la plataforma por parte del Ministerio de Educación Nacional. Estos elementos deben tenerse en cuenta, pues inciden en los tiempos previstos para la construcción
de los documentos y su armonización con la herramienta.
4. La mayor dificultad hasta el momento ha sido la falta de diferenciación de los roles, lo cual entorpece la labor académica y administrativa de los procesos. Los errores consecutivos en la visualización y utilización de la pasarela de pagos, así como también, en la delegación de caso (roles no definidos), no han permitido el avance en la apropiación de la herramienta y fluidez en los procesos
5. Es pertinente que se flexibilice el soporte y la evidencia, como un debido proceso de transición, que incluya dentro de otros aspectos, las realidades instituciones de acuerdo a su carácter institucional.
6. Se sugiere que cuando vayan a realizar cambios, contemplan un periodo de tiempo con el fin que los procesos ya en curso, se puedan finalizar, luego un tiempo de socialización y posteriormente de implementación.
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d) TIEMPOS DE RESPUESTA
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1. Los tiempos de respuesta no son claros, así como el seguimiento a las solicitudes, no se reciben respuestas, tenemos un caso desde el mes de noviembre con un proceso de pre radicación realizado en el mes de julio de 2021
2. Nuevamente, las demoras en la expedición de las resoluciones.
3. Es necesario mejorar la efectividad en los tiempos para las respuestas a los programas que ya se encuentran radicados. Lo anterior es de fundamental importancia para garantizar la pertinencia en la prestación del servicio educativo.
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e) PÉRDIDA DE INFORMACIÓN
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1. Pérdida de información en la plataforma, pérdida del caso sin respuesta coherente y oportuna, lo que generó retrasos en los procesos
2. Hemos tenido que hacer mucho reproceso por fallas en la plataforma (Se pierde la información y debemos cargar nuevamente).
3. En el momento, no se puede consultar el historial del caso ya que aparece un error en la plataforma al tratar de hacerlo.
4. Reprocesos porque se pierde la información en el Ministerio por fallas internas.
5. Los cambios en la plataforma lo están realizando en línea y en nuestro caso estábamos avanzado en el ingreso de una renovación de registro calificado lo cual generó bloqueos y al final nos sugirieron solicitar la cancelación de todo el trabajo adelantado y tuvimos que volver a iniciar desde cero.
6. Es preocupante que el Nuevo Saces no traiga información actualizada que ya reposaba en la anterior plataforma y no sea posible consultar la información de procesos anteriores.
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f) POSIBILIDAD DE HACER SEGUIMIENTO A LOS TRÁMITES
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1. No es claro donde se puede consultar la información de un programa después de radicado, ni donde se almacenan ahora las Resoluciones.
2. La nueva plataforma no permite ver el estado de todos procesos
3. Se dificulta el seguimiento de los procesos, y las notificaciones no han llegado a la persona indicada.
4. No es fácil hacer el seguimiento de los procesos radicados ya que en algunos casos no aparece la información del programa. No es fácil hacer el seguimiento de los estados de los procesos de creación, renovación o modificación de los programas ya que no un tablero de control que facilite el monitoreo.
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g) RETROACTIVIDAD
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1. En algunos aspectos solicitados, se parte de la aplicación textual del decreto 1330 de 2019 y la resolución 015224 con un horizonte de los siete 7 años atrás, sin considerar lo que requería el decreto 1295 de 2010 para esos mismos aspectos o características
2. No estamos de acuerdo con que se solicite información retroactiva de los últimos 7 años bajo condiciones nuevas, cuando no se planificó de esa forma
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h) OTROS ASPECTOS
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1. Es poco práctico sólo tener un usuario por institución.
2. La experiencia ha sido traumática, el trabajo necesario para gestionar los trámites se ha multiplicado. Los reprocesos han causado molestias con la comunidad académica
3. La plataforma Nuevo Saces es un retroceso en este proceso.
4. Visualmente no es atractiva la plataforma/ La plataforma puede mejorarse en cuanto al atractivo visual / Las tonalidades o colores pueden causar cansancio visual.
5. Hemos tenido muchas dificultades, pero tratamos de ajustarnos para dar respuesta a todas estas
solicitudes.
6. La principal dificultad es la adaptación de los documentos construidos a los cambios en la plataforma y uno de los aprendizajes es integrar nuevos elementos a las diferentes condiciones de calidad con los cuales destacar las fortalezas propias de cada condición.
7. Se ha complicado generar los documentos para los procesos de solicitud o renovación de Registro Calificado dado que los cambios en la plataforma Nuevo SACES generan cambio en el estilo de presentar la información al Ministerio
8. Proyecciones económicas futuras plantea un gran reto dadas las limitaciones de nuestro sistema de planeación.
9. Existe correlación entre el SIAC de la IES y lo pedido en el Nuevo SACES, pero de las evidencias establecidas en la resolución 21795 con el Modelo Integral de Autoevaluación de la Institución, sin importar la plataforma que el MEN disponga para la presentación de los procesos asociados a registro calificado.
10. Por otra parte, la similitud de la condiciones con la de los Centros Tutoriales ubicados en regiones apartadas o de difícil acceso resultan difícil de cumplir, por lo tanto, la Institución deberá ir desistiendo de manera paulatina de estos Centros, a pesar del impacto social que han generado los programas a distancia allí.
11. Consulta pertinente para analizar las enormes fallas de esta nueva plataforma.
12. Esperamos pueda evidenciar que si bien estamos de acuerdo con el mejoramiento de la plataforma, la forma en como se ha implementado no ha sido la mejor, por otra parte no tenemos un repositorio de todos los proceso, lo que sí hacia la plataforma anterior.
13. Esta plataforma no contribuye a la consecución de evidencias que se hagan corresponder con los sistemas de Aseguramiento de la Calidad, parecen listas de chequeo sobre si existe o no un documento o URL que no aporta nada al proceso.
14. La plataforma parece estar diseñada únicamente para las necesidades del MEN, sin tener en cuenta las necesidades de las IES.
15. Muchas gracias por hacer este ejercicio. Espero que las respuestas de las IES le permitan al MEN tomar los correctivos necesarios, en mi percepción la molestia en las IES es generalizada.
16. Nos parece necesaria esta consulta, dado el nivel de exigencia cada vez mayor que se está haciendo desde el Ministerio.
17. Ojalá esta encuesta promueva cambios en la plataforma nuevo SACES.
 
Fuente: Observatorio de la Universidad Colombiana
 
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